GoBD-konforme E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Geschäftliche E-Mails automatisch, unveränderbar und nachvollziehbar archivieren - mit Datenhaltung ausschließlich in deutschen Rechenzentren und auf Wunsch laufend von uns betreut.
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Für alle gängigen E-Mail-Systeme - einschließlich Microsoft 365, Exchange und IMAP
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Automatische Archivierung ein- und ausgehender Nachrichten
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Schutz vor vorzeitiger Löschung und nachträglicher Veränderung
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Schnelle Suche bei Betriebsprüfungen, Rückfragen und Rechtsfällen
oder direkt anrufen: 0951 509 822 05
Warum eine separate E-Mail-Archivierung
Was Sie mit unserer E-Mail-Archivierung erhalten
Einmalige Einrichtung oder laufende Betreuung
Unterstützte E-Mail-Systeme
Ablauf der Einführung
Zielgruppen
Ein normales Postfach ist noch kein revisionssicheres E-Mail-Archiv
E-Mails sind für viele Unternehmen wichtige Geschäftsbelege. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und andere geschäftsrelevante Nachrichten müssen über die vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer vollständig, nachvollziehbar und vor nachträglicher Veränderung geschützt verfügbar bleiben.
Werden diese Nachrichten nur in persönlichen Postfächern oder freigegebenen Ordnern gespeichert, können sie versehentlich gelöscht, verschoben oder verändert werden. Auch ein klassisches Backup ersetzt keine ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung: Ein Backup dient der Wiederherstellung nach einem Datenverlust, ein Archiv der langfristigen, nachvollziehbaren Aufbewahrung.
Eine passend konfigurierte Archivierung erfasst relevante E-Mails automatisch, bewahrt sie unabhängig vom Postfach auf und ermöglicht eine schnelle Suche, wenn Unterlagen für eine Betriebsprüfung, einen Rechtsfall oder eine interne Rückfrage benötigt werden.
Wir richten keine starre Standardlösung ein. Zuerst prüfen wir Ihre vorhandene E-Mail-Umgebung, die Anzahl der Postfächer, vorhandene Datenbestände und die benötigten Aufbewahrungsregeln. Anschließend wählen und konfigurieren wir die Lösung, die technisch und wirtschaftlich zu Ihrem Unternehmen passt.
Automatische Archivierung
Ein- und ausgehende geschäftliche E-Mails werden automatisiert erfasst. Die Archivierung ist nicht davon abhängig, dass Mitarbeiter Nachrichten manuell in bestimmte Ordner verschieben.
Unveränderbare Aufbewahrung
Archivierte Nachrichten werden für die festgelegte Aufbewahrungsdauer gegen nachträgliche Veränderungen und vorzeitiges Löschen geschützt.
Deutsche Rechenzentren
Die Archivdaten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert. Der konkrete Datenstandort und die Auftragsverarbeitung werden vor der Einrichtung dokumentiert.
Schnelle Volltextsuche
Berechtigte Benutzer können ältere E-Mails und Anhänge schnell wiederfinden. Das erleichtert Rückfragen, Betriebsprüfungen und die Vertretung bei Abwesenheiten.
Klare Rechte und Nachvollziehbarkeit
Zugriffsrechte werden nach Aufgaben und Verantwortlichkeiten vergeben. Administrative Vorgänge und Zugriffe werden im Rahmen der eingesetzten Lösung nachvollziehbar protokolliert.
GoBD und DSGVO zusammengedacht
Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte, Löschkonzept und Auftragsverarbeitung werden gemeinsam betrachtet. So unterstützt die technische Lösung Ihre GoBD- und DSGVO-Anforderungen, ohne unnötige Zugriffe zu ermöglichen.
Sie entscheiden, wie weit unsere Betreuung gehen soll
Automatische Archivierung
Sie können die Archivierung einmalig professionell einrichten lassen oder uns zusätzlich mit der laufenden technischen Betreuung beauftragen. Der genaue Umfang wird vorab eindeutig festgelegt.
Einmalige Einrichtung
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Bestandsaufnahme Ihres E-Mail-Systems und der vorhandenen Postfächer
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Auswahl einer geeigneten Archivierungslösung ohne Herstellerbindung
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Einrichtung der technischen Anbindung und Archivierungsregeln
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Konfiguration von Rollen, Zugriffen und Aufbewahrungszeiten
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Funktionstest mit Suche, Anzeige und Export einer Testnachricht
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Dokumentation und verständliche Übergabe
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Optional: Übernahme bereits vorhandener E-Mails und Archive
Laufend betreute Archivierung
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Regelmäßige Kontrolle des technischen Archivierungsstatus
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Monitoring und Benachrichtigung bei erkannten Störungen
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Fehleranalyse und Unterstützung im vereinbarten Leistungsumfang
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Lizenz- und Administrationsverwaltung
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Anpassungen bei neuen Postfächern, Domains oder organisatorischen Änderungen
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Unterstützung bei Suche, Export und technischen Rückfragen
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Fortlaufende technische Dokumentation
Passend zu Ihrer vorhandenen E-Mail-Umgebung
Die Archivierung ist nicht auf einen einzelnen Hersteller beschränkt. Wir prüfen die vorhandene technische Umgebung und wählen anschließend den geeigneten Weg für die Archivierung.
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Microsoft 365 und Exchange Online
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Microsoft Exchange Server
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Gehostete E-Mail-Postfächer und IMAP-Systeme
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Gemeinsame Postfächer und Funktionsadressen wie info@ oder rechnung@
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Gemischte Umgebungen und bestehende Altarchive
Vor dem Angebot prüfen wir die technischen Schnittstellen, das vorhandene Datenvolumen und mögliche Altbestände. Falls eine direkte Anbindung nicht sinnvoll möglich ist, erhalten Sie eine saubere Alternative oder einen Migrationsvorschlag.
Von der Bestandsaufnahme bis zum geprüften Archiv
1. Kurze Bestandsaufnahme
Wir klären das verwendete E-Mail-System, die Anzahl der Postfächer, das ungefähre Datenvolumen und vorhandene Archive.
2. Technisches Konzept
Sie erhalten eine klare Empfehlung für Datenstandort, Aufbewahrung, Zugriffsrechte, vorhandene Altbestände und den gewünschten Betreuungsumfang.
3. Einrichtung
Wir verbinden das E-Mail-System mit der Archivierung, konfigurieren die Regeln und prüfen die automatische Erfassung.
4. Funktionsnachweis
Anhand von Testnachrichten kontrollieren wir Archivierung, Suche, Anzeige und Export. Die Einrichtung wird nachvollziehbar dokumentiert.
5. Übergabe oder laufende Betreuung
Sie übernehmen die fertig eingerichtete Lösung oder lassen Betrieb, Monitoring und Anpassungen weiter von uns betreuen.
Für Unternehmen und Selbstständige, die E-Mails zuverlässig aufbewahren müssen
Die Lösung eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen ebenso wie für Selbstständige und Freiberufler. Besonders sinnvoll ist eine zentrale Archivierung, wenn Rechnungen, Aufträge, Verträge oder andere geschäftsrelevante Unterlagen regelmäßig per E-Mail ausgetauscht werden.
Selbstständige und Dienstleister
Geschäftliche Kommunikation nachvollziehbar aufbewahren, ohne Nachrichten manuell sortieren zu müssen.
Arztpraxen und Gesundheitsbetriebe
Vertrauliche Kommunikation mit klar geregelten Zugriffen und nachvollziehbarer technischer Dokumentation archivieren.
Kanzleien und Steuerberater
Mandantenbezogene E-Mails, Belege und Korrespondenz schnell wiederfinden und strukturiert aufbewahren.
Handwerk und Mittelstand
Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferantenkommunikation unabhängig von einzelnen Postfächern verfügbar halten.
Wie zuverlässig ist Ihre E-Mail-Archivierung?
Wir prüfen, wie Ihre geschäftlichen E-Mails derzeit gespeichert werden, ob erkennbare Lücken bestehen und wie vorhandene Daten übernommen werden können. Anschließend erhalten Sie eine klare Empfehlung und ein passendes Angebot - für die einmalige Einrichtung oder die laufende Betreuung.
oder direkt anrufen: 0951 509 822 05